Privacyprotocol - KBO Overijssel

Privacyprotocol
KBO Overijssel verwerkt persoonsgegevens. In dit privacyprotocol geven wij antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door KBO Overijssel en de aangesloten afdelingen.

KBO Overijssel streeft ernaar te voldoen aan de geldende wetgeving ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens. Met ingang van 25 mei 2018 is dat de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn gegevens die iets over een individu zeggen. Bijvoorbeeld naam, (mail)adres, geboortedatum, foto’s e.d. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar een individu herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Wanneer mensen of organisaties persoonsgegevens van anderen in bezit hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan.

Persoonsgegevens verdienen bescherming
Het beschermen van ieders privacy is een onderwerp waar de laatste jaren in toenemende mate aandacht voor is. In het digitale tijdperk, waarin het uitwisselen van informatie op grote schaal een peulenschil is geworden, is het goed om alert te zijn op misbruik van persoonsgegevens. Dat geldt ook voor een vereniging als KBO Overijssel. Met ingang van 25 mei 2018 is een nieuwe wet van kracht: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit is Europese wetgeving die de in 2001 ingevoerde Wet bescherming persoonsgegevens vervangt. In dit privacyprotocol geven wij aan hoe KBO Overijssel voldoet aan de wetgeving.

Van wie verwerkt KBO Overijssel persoonsgegevens?
KBO Overijssel verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:

Leden en vrijwilligers van KBO Overijssel en bij KBO Overijssel aangesloten afdelingen;
Mensen die interesse tonen in het lidmaatschap van KBO Overijssel of een van de aangesloten afdelingen of die in het verleden lid zijn geweest;
Mensen die als niet-lid deel hebben genomen aan door KBO Overijssel of een van de aangesloten afdelingen georganiseerde activiteiten en/of acties;
Mensen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?
Alle onderdelen van KBO Overijssel verwerken persoonsgegevens in een ledenadministratiesysteem. Dit kunnen zowel afdelingen, provinciale bonden als het verenigingsbureau zijn.

Waarvoor verwerkt KBO Overijssel persoonsgegevens?
Om lid te kunnen worden van een van de bij KBO Overijssel aangesloten afdelingen, aan de slag te gaan als vrijwilliger, of om een andere relatie met ons te gaan, hebben we persoonsgegevens nodig. Met behulp van deze gegevens kunnen wij de communicatie op de passende wijze verzorgen en zorg dragen voor de juiste informatie.

Leden en relaties willen we zo goed mogelijk van dienst zijn. Naam en adresgegevens gebruiken we bijvoorbeeld om contact te onderhouden en informatie te verschaffen over aan het lidmaatschap gerelateerde zaken zoals het toesturen van (afdelings-)nieuws, uitnodigingen voor activiteiten en het Magazine KBO-PCOB. Bij vragen aan bijvoorbeeld het secretariaat van het bureau verwerken wij persoonsgegevens om onze leden en relaties zo goed mogelijk van dienst te zijn.

Mailadressen gebruiken wij voor het toesturen van digitale informatie, zoals nieuwsbrieven of voor online onderzoeken. Voor dit soort mailings kan iemand zich eenvoudig uitschrijven door onderaan het betreffende bericht op ‘afmelden’ te klikken (OPT-OUT). Iemand kan de eigen gegevens aanpassen door te klikken op ‘gegevens wijzigen’.

Verwerkt KBO Overijssel bijzondere persoonsgegevens?
Nee, KBO Overijssel verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens. Bijzondere persoonsgegevens zijn strikt vertrouwelijke gegevens waarvoor extra privacybescherming van toepassing is, zoals bijvoorbeeld medische informatie, ras, politieke of geloofsovertuiging, strafrechtelijke gegevens e.d. Dat soort gegevens zijn niet nodig voor het doel van onze vereniging: lidmaatschap en de deelname aan activiteiten. KBO Overijssel draagt er zorg voor dat iedereen die persoonsgegevens verwerkt zich daarvan bewust is en daar naar handelt.

Hoe gaat KBO Overijssel met persoonsgegevens om?
Persoonsgegevens worden veilig en zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor gebruik binnen de vereniging of voor het doel waarvoor zij zijn verwerkt. Wij zijn ons ervan bewust dat deze gegevens aan ons zijn toevertrouwd en dat wij daar vertrouwelijk mee om dienen te gaan.

Wie kan er bij persoonsgegevens?
Binnen het organisatieonderdeel waar iemand lid van is, kan degene die belast is met de ledenadministratie de lidmaatschapsgegevens inzien en ook wijzigingen aanbrengen. Ook medewerkers van het landelijk bureau kunnen gegevens inzien als dat noodzakelijk is voor de uitvoering van hun werkzaamheden.

De autorisatiestructuur binnen de ledenadministratie is vastgelegd in een handleiding. Daarin is onder meer vastgelegd wie toegang heeft tot de ledenadministratie en hoe de toekenning van rechten (inzage, verwerking ed.) precies in zijn werk gaat.

Uitwisselen van persoonsgegevens met externe partijen
KBO Overijssel wisselt geen persoonsgegevens uit met externe partijen, tenzij daarmee een gerechtvaardigd doel gediend wordt en met de externe partij een verwerkersovereenkomst is overeengekomen (bijvoorbeeld voor de ledenadministratie of het hosten van de website).

Hoe lang worden uw gegevens bewaard?
Gegevens gerelateerd aan het lidmaatschap worden in beperkte vorm na beëindiging van het lidmaatschap bewaard om statistische informatie zoals ledenaantallen over de jaren heen te kunnen genereren. Voor het bewaren van deze gegevens gelden wettelijk bepaalde voorschriften.

Cookies e.d. op de website
Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan onze website – na uw toestemming – wordt opgeslagen in de browser van uw computer, tablet of smartphone. KBO Overijssel gebruikt cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en dat bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen onthouden worden. Daarnaast worden cookies gebruikt om u op basis van uw surfgedrag informatie te kunnen voorzien.

KBO Overijssel verzamelt en bewaart niet-persoonsgebonden informatie van bezoekers over het gebruik van deze website, zoals de datum en tijd waarop de website is bezocht, het type browser, browser-taal, het Internet Protocol (IP-) adres van de gebruikte computer, het aantal hits, welke pagina’s en sub-pagina’s eerder zijn bezocht en de duur van de gebruikerssessie. KBO Overijssel verzamelt via een bezoek aan de website geen persoonsgegevens, tenzij u daarvoor kiest en deze informatie specifiek vermeldt.

U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen. Zie voor een toelichting: https://veiliginternetten.nl/themes/situatie/cookies-wat-zijn-het-en-wat-doe-ik-ermee/

Kan ik zien welke gegevens KBO Overijssel van mij verwerkt?Elk lid heeft recht op inzage in de lidmaatschapsgegevens die KBO Overijssel verwerkt. Neem daarvoor contact op met de ledenadministratie van uw afdeling of met de ledenservice van KBO-PCOB of KBO Overijssel. Indien gewenst kunt u ook verzoeken om de geregistreerde gegevens te wijzigen of te verwijderen.

Waar kan ik terecht met een vraag of een klacht?
Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door KBO Overijssel of een van de aangesloten afdelingen kunt u terecht bij de afdeling waar u lid van bent, bij de provinciale bond (KBO) of bij de ledenservice van het landelijk bureau. Als op basis van een klacht of opmerking het vermoeden ontstaat dat er een beveiligings- of datalek is, dan wordt gehandeld volgens een opgesteld protocol.

KBO-PCOB heeft een Aandachtsfunctionaris Gegevensbescherming die naleving van de wet- en regelgeving coördineert. De Aandachtsfunctionaris Gegevensbescherming is tevens het meldpunt voor datalekken. De Aandachtsfunctionaris Gegevensbescherming kunt u bereiken op telefoonnummer 030-340 06 00 of per mail: ilse.vanzeewijkvink@kbo-pcob.nl.